Полезность документирования
Опубликовано: 30.09.2018
Довольно известный факт: уход людей, владеющих уникальной информацией, чреват огромными потерями для бизнеса. Однако мы не всегда понимаем всю серьезность и реальность подобной потери. Несколько месяцев назад нашу компанию покинул специалист по IT. Казалось бы: потеря не критическая – старательный сотрудник, хороший специалист, но таких много на рынке. Однако позже оказалось, что это увольнение стоило нам более $100 тыс. Наш айтишник владел всей информацией о работе корпоративной информационной системы, в разработке которой принимал непосредственное участие. Только он знал, как ее «заводить», чтобы она работала, как часы. И после его ухода начались регулярные сбои.
[1976-1990] Life in Pripyat / Жизнь в Припяти - Authentic Footage (HOLMESOV CZ)
В тот момент мы запускали новый проект. Закончить его без хорошо работающей информационной системы оказалось невозможно. На поиск новых людей и их обучение ушел месяц. Все это время проект «стоял», а компания несла убытки. Помимо этого, страдал наш имидж. Ведь всем, кто имел отношение к проекту, мы давали какие-то обещания, а выполнить их не могли. После этого случая мне стало ясно: компании как воздух нужна единая система документации: описание стратегии, набор технологических регламентов и бизнес-инструкций. А поскольку эту трудную и кропотливую работу необходимо вести постоянно, я решил создать отдел стандартов и качества. Естественно, поинтересовался у знакомых предпринимателей, есть ли у них нечто подобное - и оказалось, что практически во всех крупных компаниях такие отделы давно существуют. Для меня это было открытием. Уму непостижимо, почему я раньше не задумывался над тем, как важно систематизировать и в удобном виде хранить информацию?!
Как освоить навыки быстрее: 4-х шаговый процесс
А все просто. Эта и другие проблемы, с которыми я сейчас сталкиваюсь, связаны с ростом моего бизнеса. В средней фирме руководитель настолько вовлечен в бизнес, что он прекрасно знает обо всем, что происходит. В каждом из подразделений он является если не лучшим, то наиболее информированным специалистом. Поэтому в случае необходимости он способен закрыть собой тот вакуум, которым может образоваться при уходе кого-то из сотрудников. Но как только бизнес начинает расти и компания становится крупной, он перестает знать «все и вся». Так было и со мной. Несколько лет назад я лично руководил разработкой нашей корпоративной информационной системы. Но в последние два года в детали уже не вникал, и управление ей осуществлялось «по результату».
Схожие проблемы возникали и возникают и в других подразделениях моей компании. Например, одно дело, если ты сам договариваешься с партнерами и клиентами о сотрудничестве. Совсем другое, когда это делает твой сотрудник. И если он вдруг увольняется, все договоренности (речь идет естественно о том, что не зафиксировано в официальных договорах) летят коту под хвост. Теряется масса полезных контактов и деталей переговоров. Поэтому единственный способ защиты от возникновения таких неприятных ситуаций – четкое документирование всех бизнес-процессов и важной информации.
Пока в созданном отделе стандартов и качества - всего один человек. Его задача – заложить фундамент системы, позволяющей сохранять в компании знания, накопленные каждым сотрудником. Каждый человек, работающий в новом проекте, обязан отныне подготовить документ с описанием особенностей своей работы. И если кто-то не хочет или может этим заниматься – то ему нечего делать в нашей компании. Это еще одно важное решение, которое я принял.
Естественно, что содержание такого отдела стоит денег. А эффект от его работы сложно выразить в конкретных цифрах. Тем не менее, я считаю, что без этого структурного подразделения крупной компании просто нельзя. Так же, как нельзя работать без электричества. Как посчитать эффект от электричества? Вроде бы никак. Но если отключить его, то работа компании остановится. Точно также и с информацией. Если уходит ключевой сотрудник, то компания будет нести убытки. А если вдруг уволятся сразу несколько топ-менеджеров? Руководитель останется один на один с огромным количеством задач, достаточно туманно представляя, как они реально решались на каждом отдельном участке. Если же существуют четкие инструкции, где описано, как диагностировать и решать ту или иную проблему, все становится проще. Да и сократить расходы на суперспециалистов позволяет.
В целом вывод такой: средней компании заниматься подробным описанием всех бизнес-процессов не имеет смысла. Но как только фирма начинает расти, и число «офисных» сотрудников превышает человек сто, задача систематизации и хранения информации выходит на первый план. Причем, чем больше предприятие и чем выше на нем текучка кадров, тем насущнее эта проблема.
(Из Интернета)Дополнительную информацию мы предоставим Вам по тел.:
(38 044) 233-4698, (38 050) 311-8566.
E-mail: [email protected]
